Die Ankündigung einer Betriebsprüfung löst bei vielen Unternehmern zunächst Unbehagen aus. Das gilt insbesondere, wenn das Unternehmen zum ersten Mal geprüft wird.
Eine Betriebsprüfung ist jedoch ein normales Verfahren der Finanzverwaltung. Entscheidend ist, die Prüfung von Anfang an professionell zu begleiten, die Kommunikation mit dem Finanzamt zu steuern und auf Prüfungsfeststellungen rechtzeitig zu reagieren.
Welches Unternehmen geprüft wird, entscheidet die Finanzverwaltung teilweise nach ihrem eigenen Risikoeinschätzungssystem, das zum Beispiel die Größe des Unternehmens, die Branche oder Auffälligkeiten in den eingereichten Steuererklärungen berücksichtigt, und teilweise nach dem Zufallsprinzip. Eine Prüfung bedeutet daher nicht automatisch, dass das Finanzamt von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten ausgeht.
Dieser Artikel gibt einen kompakten Überblick über den Ablauf einer Betriebsprüfung und zeigt anhand praktischer Empfehlungen, wie Unternehmer sich optimal vorbereiten und typische Fehler vermeiden können.
1. Die Prüfungsanordnung – jetzt beginnt die Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung wird grundsätzlich durch eine Prüfungsanordnung angekündigt. Daraus ergibt sich insbesondere,
- welche Steuerarten geprüft werden,
- welche Jahre bzw. Zeiträume betroffen sind,
- wann die Prüfung beginnen soll und
- wer die Prüfung durchführen wird.
Vor Beginn der Prüfung sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen, welche Unterlagen voraussichtlich benötigt werden und ob es Sachverhalte gibt, bei denen mit Rückfragen oder unterschiedlichen steuerlichen Auffassungen zu rechnen ist.
2. Wo findet die Betriebsprüfung statt?
Nach den gesetzlichen Regelungen soll die Außenprüfung grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Unternehmens stattfinden. Bei kleinen und mittleren Unternehmen ist eine Prüfung beim Steuerberater oft sinnvoller. Ein Teil der Prüfung findet inzwischen oft an Amtsstelle beim Finanzamt statt.
3. Der Betriebsprüfer fordert Unterlagen und Informationen an
Im Laufe der Prüfung fordert der Betriebsprüfer regelmäßig Buchführungsdaten, elektronische Daten aus für die Buchführung relevanten Vorsystemen (Fakturierung, Kassensystem, ERP-System, etc.) Verträge, Rechnungen, Belege und weitere Unterlagen an. Daneben werden Fragen zu einzelnen Geschäftsvorfällen oder zur Organisation des Unternehmens gestellt.
Hier gilt ein wichtiger Grundsatz:
Beantworten Sie Fragen des Betriebsprüfers nicht vorschnell und stellen Sie nicht ungeprüft Unterlagen zur Verfügung. Eine unbedacht im Flur gegebene Auskunft oder eine spontane Einschätzung kann später schwer korrigierbar sein und unnötig Angriffsfläche bieten.
Der Prüfer hat selbstverständlich umfangreiche gesetzliche Informations- und Prüfungsrechte. Das bedeutet aber nicht, dass jede erdenkliche Information oder Unterlage herausgegeben werden muss.
Zunächst sollte geklärt werden:
Was möchte der Prüfer wissen? Warum benötigt er die Information? Ist die Frage für den Prüfungszeitraum und die geprüften Steuerarten relevant? Welche Unterlagen müssen tatsächlich vorgelegt werden?
4. Ihr Steuerberater ist Ihr Schutzschild und Ihr Filter
Ihr Steuerberater sollte die Kommunikation mit dem Prüfer koordinieren. Fragen des Prüfers können dann zunächst geprüft und anschließend präzise beantwortet werden.
Das hat nichts damit zu tun, Informationen vor dem Finanzamt zu verbergen. Vielmehr geht es darum, Missverständnisse und unbedachte Aussagen zu vermeiden.
Ein beiläufiger Satz wie „Das machen wir eigentlich immer so“ kann beispielsweise eine ganz andere Bedeutung bekommen, wenn der Prüfer daraus Rückschlüsse auf mehrere Prüfungsjahre oder zahlreiche Geschäftsvorfälle zieht.
Deshalb unser Rat:
Seien Sie gegenüber dem Prüfer freundlich und kooperativ, aber kommunizieren Sie strukturiert und möglichst über Ihren steuerlichen Berater.
5. Geben Sie nicht mehr Informationen als erforderlich
Auch bei der Herausgabe von Unterlagen gilt: Viel hilft nicht immer viel.
Wer auf eine konkrete Frage vorsorglich zahlreiche zusätzliche Dokumente, E-Mails oder Auswertungen zur Verfügung stellt, kann damit neue Fragen aufwerfen, die mit der ursprünglichen Prüfungsfeststellung möglicherweise überhaupt nichts zu tun hatten.
Umgekehrt ist es ebenso wenig sinnvoll, berechtigte Anfragen des Prüfers unnötig zu verzögern oder Informationen zurückzuhalten.
6. Prüfungsfeststellungen nicht bis zum Ende liegen lassen
Bereits während der Prüfung sollten Zwischenbesprechungen über erste oder vorläufige Prüfungsfeststellungen stattfinden. Geht der Prüfer beispielsweise davon aus, dass bestimmte Aufwendungen nicht abzugsfähig sind, eine Rückstellung unzulässig ist oder ein Geschäftsvorfall umsatzsteuerlich anders behandelt werden muss, sollte der Sachverhalt zeitnah besprochen werden.
Häufig lassen sich Missverständnisse durch zusätzliche Unterlagen oder Erläuterungen ausräumen. Bei rechtlichen Meinungsverschiedenheiten können die jeweiligen Argumente frühzeitig ausgetauscht werden.
7. Die Schlussbesprechung
Am Ende der Betriebsprüfung findet regelmäßig eine Schlussbesprechung statt, sofern darauf nicht verzichtet wird.
Hier werden die wesentlichen Prüfungsfeststellungen noch einmal erörtert.
Die Schlussbesprechung ist keineswegs nur eine Formalität. Gerade bei größeren oder streitigen Prüfungsfeststellungen ist sie eine wichtige Gelegenheit, die eigene Rechtsauffassung darzustellen und gegebenenfalls eine Änderung der Auffassung des Finanzamtes zu erreichen.
Deshalb sollte eine Schlussbesprechung sorgfältig vorbereitet werden.
Welche Punkte sind unstreitig? Wo bestehen noch unterschiedliche Auffassungen? Welche steuerlichen Auswirkungen haben die einzelnen Feststellungen? Welche Argumente und Nachweise sprechen für die Position des Unternehmens?
8. Der Betriebsprüfungsbericht
Nach Abschluss der Prüfung erstellt das Finanzamt regelmäßig einen Betriebsprüfungsbericht.
Darin werden die Prüfungsfeststellungen und die daraus resultierenden steuerlichen Änderungen dargestellt.
Der Bericht sollte sorgfältig geprüft werden. Insbesondere ist zu kontrollieren, ob die Ergebnisse der Schlussbesprechung zutreffend wiedergegeben wurden und ob die steuerlichen Auswirkungen richtig berechnet worden sind.
9. Nach der Betriebsprüfung kommen die Steuerbescheide
Der Betriebsprüfungsbericht selbst ändert die Steuerfestsetzung noch nicht.
Auf Grundlage der Prüfungsfeststellungen erlässt das Finanzamt regelmäßig geänderte Steuerbescheide, beispielsweise zur Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer.
Und wichtig:
Mit dem Ende der Betriebsprüfung ist der Rechtsschutz nicht beendet.
Ist eine Prüfungsfeststellung aus Sicht des Unternehmens rechtlich falsch, können Sie die aufgrund der Betriebsprüfung erlassenen Steuerbescheide mit einem Einspruch anfechten lassen. Gegebenenfalls kann anschließend auch vor dem Finanzgericht und in bestimmten Fällen vor dem Bundesfinanzhof gestritten werden.
Eine in der Betriebsprüfung nicht erzielte Einigung bedeutet daher nicht automatisch, dass die Auffassung des Finanzamtes akzeptiert werden muss.
Fazit: Eine Betriebsprüfung sollte gesteuert werden
Seien Sie gut vorbereitet, kommunizieren Sie sachlich und lassen Sie die Betriebsprüfung von Ihrem Steuerberater begleiten.
Ihr Steuerberater ist Ihr fachlicher Ansprechpartner gegenüber dem Finanzamt, Ihr Filter für Anfragen und Ihr Schutzschild!