Steueroptimierte Gehaltsextras für Arbeitnehmer

Wozu Gehaltsextras?
Sie wollen Ihre Mitarbeiter motivieren.
Sie wollen konkurrenzfähige Löhne zahlen, damit Sie Ihre besten Mitarbeiter halten können.
Oder Sie wollen besondere Leistungen einmalig besonders vergüten.

Das Problem ist die hohe Belastung mit Lohnsteuer und Sozialabgaben.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 4.000 € pro Monat, Steuerklasse I
Sie zahlen dem Mitarbeiter 100 € mehr.
Was kommt bei Mitarbeiter an? 44 €!
Was kostet Ihre Firma das? 100 € + 20 % Sozialabgaben = 120 €
Das heißt: Sie müssen das 2,7 fache des Betrages, den der Mitarbeiter erhält, zahlen (120 € : 44 € = 2,7).

Die Optimierung von Gehaltsextras bedeutet Lohnbestandteile zu nutzen,

• die nicht als Arbeitslohn gelten
• die steuerbefreit sind
• oder nur pauschal versteuert werden und sozialversicherungsfrei sind.

Die Digitalisierung hilft dabei:
Sie macht die Anwendung der einzelnen Bausteine einfacher. Sie macht es auch einfacher, die Bausteine rechtssicher umzusetzen und die Vorteile der steueroptimierten Gehaltsteile für den Arbeitnehmer sichtbar zu machen.

Ich möchte Ihnen 5 steueroptimierte Gehaltsextras beispielhaft vorstellen. Daneben gibt es weitere wichtige Bausteine wie die betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschüsse, Kindergarten-Zuschüsse, Rabattfreibeträge, etc.

1. Warengutscheine im Rahmen der sogenannten 44 € – Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG)

Das bedeutet,   Unternehmen gibt dem Arbeitnehmer monatlich einen Warengutschein über 44 €.
Kosten für das Unternehmen: 44 € (plus Verwaltungskosten)
Es kommen auch 44 € beim Arbeitnehmer an.

Voraussetzungen:

• 44 € pro Monat, pro Arbeitnehmer werden nicht überschritten. Die Angabe eines Geldbetrags auf dem Gutschein war früher unzulässig, das hat sich geändert, das ist zulässig und kein Problem mehr. Sie müssen nachweisen, dass die 44 € Grenze nicht überschritten wird.
• Sie benötigen eine arbeitsvertragliche Grundlage.
• Die Barauszahlung des Gutscheins darf nicht möglich sein.

Sie müssen die 44 € entweder in der Lohnabrechnung erfassen, oder Sie stellen einen Antrag beim Finanzamt auf Aufzeichnungserleichterungen und erklären, wie Sie die Einhaltung der Voraussetzungen sicherstellen, dann können Sie auf die Erfassung im Lohnkonto verzichten.
Wie können Sie das praktisch umsetzen?

Beispiele:

1. Tankgutschein/Tankkarte
Nachteil: das kann man nicht länger mit Zuschüssen für Fahrten Wohnung Arbeitsstätte kombinieren.

2. Gutscheine für Onlineshops, z.B. Amazon-Gutschein
Der Sachbezug gilt mit Hingabe des Gutscheins als zugeflossen. Das bedeutet, der Arbeitnehmer muss nicht jeden Monat genau 44 € ausgeben, sondern kann die Gutscheine auch ansammeln.

Neben den 44 € pro Monat kann man aus besonderem Anlass zusätzlich 60 € per Gutschein zahlen, also z.B. anlässlich Geburtstag,  Hochzeit, Geburt eines Kindes, etc.
100 % Ihrer Leistung kommen beim Arbeitnehmer an.

2. Überlassung von Computern, Telefon, etc. (§ 3 Nr. 45 EStG)

Das Unternehmen schafft ein Smartphone an und überlässt es dem Arbeitnehmer. Das Unternehmen trägt die Anschaffungskosten und die laufenden Telefongebühren – beides ist steuerfrei. Der Umfang der Privatnutzung spielt keine Rolle, die Steuerbefreiung gilt auch bei einer Privatnutzung von 100 %, auch wenn sich die Geräte in der Privatwohnung des Arbeitnehmers befinden. Die Vorteile sind nicht nur steuerfrei, sondern auch sozialversicherungsfrei, allerdings nur wenn sie zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn gewährt werden.

Voraussetzungen:

• Die Geräte werden nur an den Arbeitnehmer verliehen und gehen nicht in sein Eigentum über.
• Hierfür benötigen Sie eine arbeitsvertragliche Grundlage.
• Es muss sich um Geräte handeln, die auch im Betrieb eingesetzt werden.
Beispiele:
– PC
– Notebooks
– Tablets
– Smartphones/Telefone
– Zubehör (Monitor, Drucker, Switch, usw.)
– laufende Kosten (IT-Betreuung, Telefongebühren, Internetkosten, usw.)
– eine X-Box geht nicht! Es sei denn, Sie setzen eine X-Box im Unternehmen ein.

3. Barzuschüsse zur Internetnutzung (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 5 EStG)

Sie können Ihren Arbeitnehmern monatlich einen Zuschuss von bis zu 50 € zahlen. Der Zuschuss muss nur mit 25 % pauschal versteuert werden und ist sozialversicherungsfrei.

Voraussetzungen:

• schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers,
– dass er einen Internetzugang hat
– und ihm Kosten in Höhe von mindestens 50 € pro Monat entstehen.

4. Erholungsbeihilfen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 3 EStG)

Sie können Ihren Arbeitnehmern jährlich Erholungsbeihilfen zahlen, die nur mit 25 % pauschal versteuert werden und sozialversicherungsfrei sind.

Höchstbeträge:
– Arbeitnehmer 156 €
– Ehegatte 104 €
– pro Kind 52 €

Das bedeutet, einem verheirateten Arbeitnehmern mit 2 Kinder können Sie jährlich 364 € zahlen. Wenn beide Ehepartner bei Ihnen beschäftigt sind, können Sie jedem Ehepartner 364 € zahlen.

Voraussetzung:

die Erholungsbeihilfen wird in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub gewährt (konkret 3 Monate vorher oder nachher). Entweder Sie stellen sicher, dass die Erholungsbeihilfen dann gewährt werden, wenn der Arbeitnehmer Urlaub hat, oder Sie holen eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers ein.

5. Barzuschüsse für unentgeltlich oder verbilligt abgegebene Mahlzeiten (8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR)

Das Unternehmen gewährt den Arbeitnehmern für jeden Arbeitstag einen Zuschuss zum Mittagessen in Höhe von 6,20 €. Hiermit verpflegen sich die Arbeitnehmer mittags in der Umgebung Ihres Unternehmens.

Bei Einhaltung der Voraussetzungen ergeben sich folgende Vorteile:

– Es sind nicht 6,20 €, sondern nur 3,10 € (Sachbezugswert) steuerpflichtig.
– Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschal erhoben werden.
– Der Zuschuss ist sozialversicherungsfrei.

Alternativ kann das Unternehmen einen Zuschuss von 3,10 € bezahlen, der Arbeitnehmer trägt einen Eigenanteil ebenfalls in Höhe von 3,10 €. In diesem Fall ergibt sich gar kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Voraussetzungen:

• arbeitsvertragliche Grundlage
• Nachweis:
– dass tatsächlich eine Mahlzeit erworben wird – also z.B. keine Zigaretten.
– nur ein Zuschuss pro Arbeitstag (ohne Urlaub, Krankheit, Auswärtstätigkeit)
– Zuschuss nicht größer als der Preis der Mahlzeit

Der Baustein ist relativ bekannt, aber bisher haben viele Unternehmen den Verwaltungsaufwand gescheut.
Sie mussten Essensmarken ausgeben. Das Unternehmen musste Verträge abschließen entweder mit Gaststätten oder mit einer Abrechnungsstelle, die über die Essensmarken abrechnet.
Die Essensmarken wurden nicht überall angenommen. Der Arbeitgeber hat Essensmarken bezahlt, die nie eingelöst wurden.
Inzwischen gibt es Verfahren, die den Prozess umdrehen. Zuschüsse werden an die Arbeitnehmer nach Vorlage der Belege gezahlt. Da ein solches Verfahren in den Lohnsteuerrichtlinien nicht vorgesehen war, haben wir hierzu 2015 eine Lohnsteueranrufungsauskunft eingeholt.
Das Bundesfinanzministerium hat am 24.2.2016 einen Erlass herausgegeben und  das von uns beantragte Verfahren abgesegnet.

Sie können mit einem einzelnen Baustein alleine nicht allzu viel bewegen, aber Sie können die Bausteine kombinieren und so  substantielle Vorteile bei der Lohnsteuer und bei den Sozialabgaben erreichen.