Tipps zur Erstellung eines Notfallplans

Ihr Notfallplan sollte kurz und unmissverständlich sein und regelmäßig von Ihnen auf Aktualität kontrolliert werden.

Die folgenden Punkte sollten Sie regeln:

• Welche gesetzlichen und haftungsrechtlichen Vorschriften und Regeln bestehen für Ihr Unternehmen im Falle eines Notfalls?

• Welche Notfälle beinhaltet der Notfallplan? (Gebäudebrand, Hochwasser, Ausfall der Unternehmensleitung, lang anhaltender Stromausfall, große Datenpanne, …)

• Wer übernimmt im Falle eines Notfalls die Leitung? Wer sind die Vertreter?

• Soll für den Notfall ein Krisenteam festgelegt werden?

• Wie findet eine Alarmierung im Notfall statt?

• Erstellen Sie einen Fluchtwege- und Rettungsplan

• Sind Fluchtwege im Unternehmen klar und dauerhaft gekennzeichnet?

• Einen Sammelpunkt für alle im Unternehmen befindlichen Personen festlegen

• Hat Ihr Unternehmen ein Brandschutzkonzept?

• Standorte der Feuerlöscher im Gebäude

• Geben Sie Sofortmaßnahmen zur Ersten Hilfe bei Arbeitsunfällen in Ihrem Notfallplan an

• Aufnahme des Schadensausmaßes und Definition der möglichen Folgeschäden

• Wie erfolgt in einem Notfall die Weitergabe von Informationen innerhalb des Unternehmens?

• Wie werden Kunden, Zulieferer, Nachbarn informiert? Sollen bei der Kommunikation bestimmte Kommunikationsstrategien eingehalten werden?

• Welche Räumlichkeiten können ersatzweise in einem Notfall genutzt werden?

• Wie könnten eine Not-Möbilierung und Ersatz für Maschinen, technische Anlagen oder den Unternehmensfuhrpark organisiert werden?

• Besteht die Möglichkeit für eine Notfall-Energieversorgung (z.B. Generator)?

• Ist eine Bereitstellung von sonstigen Ersatzsystemen möglich?

• Wer ist in der Lage ausgefallene IT-Systeme wieder zum Laufen zu bringen?

• Wie ist die Vorgehensweise im Falle eines Hacker-Angriffs?

• Wo sind Sicherungskopien?

• Sind folgende IT-Daten in einem Notfall verfügbar?
o Hostname
o Systemlieferant
o Hersteller
o Seriennummer
o Benötigte Leitungskapazität
o Wert des Systems (hilfreich bei der Wiederbeschaffung)
o Komponenten des Systems wie CPU, Festplatten und Arbeitsspeicher oder LWL-Module
o Software und Softwareversion oder Release-Stand
o Passwörter und Login-Daten
o IP-Adressen, Mac-Adressen der Netzwerkkarten
o Datensicherung und Backup
o Wartungs- und Lizenzverträge

• Gibt es außerhalb des Unternehmens Kopien von allen für den Betrieb des Unternehmens notwendigen Urkunden und behördlichen Dokumenten (z. B. Genehmigungsbescheide, Zertifikate, Sicherheitsberichte, arbeitsschutzrechtliche Unterlagen, Prüfberichte)? Wo werden sie aufbewahrt?

• Gibt es außerhalb des Unternehmens Kopien von allen für den Betrieb des Unternehmens notwendigen Vertragsunterlagen (z. B. Versicherungen, Lieferanten- und Kundenverträge)?

• Gibt es außerhalb des Unternehmens Kopien von allen für den Betrieb des Unternehmens notwendigen betriebsbezogenen Unterlagen (z. B. Lagepläne, Maschinenaufstellungspläne, Rohrleitungspläne, Pläne von Versorgungs- und Entsorgungsleitungen, Hydranten, Trafostationen)?

• Welche vorbeugenden Maßnahmen technischer, organisatorischer und personeller Art können Sie ergreifen, um eine Notfallsituation zu vermeiden? (z.B. Notstromversorgung, Sicherheitssysteme, Feueralarmsysteme, Feueralarmübungen, …)

• Der Notfallplan sollte auf dem firmeneigenen Server und auch ausgedruckt und außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden, so dass der Zugriff auf den aktuellen Plan zu jeder Zeit für alle Verantwortlichen möglich ist

• Wem wird der Notfallplan zur Kenntnis gesetzt? (Im Zweifel allen Mitarbeitern)

• Sollen für Notfälle Verhaltensregeln für Mitarbeiter erstellt werden?

• Sollen im Unternehmen Übungen für den Notfall stattfinden (z.B. Evakuierungsübungen, sonstige Schulungen der Mitarbeiter)?

• Falls es eine Datenpanne gab, muss die zuständige Behörde informiert werden

• Gibt es andere spezielle Meldepflichten gegenüber Behörden?

• Ist eine Abstimmung mit folgenden Behörden notwendig oder sinnvoll?
o Feuerwehr / Polizei
o Immissionsschutz-, Wasser-, Abfallbehörde
o Arbeitsschutzbehörde, Berufsgenossenschaft
o Bauordnungsbehörde
o …

• Müssen Versicherungen informiert werden?

• Sind durch den Notfall für Ihr Unternehmen rechtliche Konsequenzen zu erwarten? (z.B. Klagen von Kunden, Zulieferern, Angestellten, Bürgern, Firmen oder Institutionen, die geschädigt wurden)

• Eine genaue Dokumentation eines Notfalls hilft Ihnen bei zukünftigen Notfallsituationen und zum Beweis der Einhaltung von Nachweispflichten:
o Dokumentation interner Alarmierung und externer Meldungen (z. B. an Behörden)
o Entscheidungen des Notfallteams und des Unternehmers
o Entscheidungen der Sondereinsatzkräfte (Feuerwehr, Polizei) und der Behörden
o Gesprächsprotokolle (z. B. mit Behörden) mit Ergebnisinhalt (z. B. Maßnahmen)
o Dokumentation von Maßnahmen und ihre Umsetzung
o Wann wurde der Notfall erstmals festgestellt?
o Ursachen des Notfalls
o Auswirkungen des Notfalls
o Bewertung der durchgeführten Maßnahmen
o …

• Unter dem Notfallplan sollten Sie alle hilfreichen Kontaktadressen für Notfälle angeben

• Überprüfen Sie den Notfallplan mindestens einmal im Jahr auf Aktualität

• Für weitere Informationen: Viele IHKs bieten im Netz kostenlose Informationen zur Erstellung eines Notfallplans an