Durch das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz sind ab 2025 alle Unternehmer und Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ziel der E-Rechnung ist es die Digitalisierung in der Geschäftswelt voranzutreiben und Prozesse zu vereinfachen. Dies gilt ausnahmslos für alle Unternehmer und umfasst auch die sogenannten Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG oder Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen wie z.B. Ärzte.
Für den Empfang der Rechnung gibt es keine genauen Vorgaben. Es ist ausreichend, diese per Mail zu empfangen. Ein gesondertes Postfach zum Empfang der E-Rechnung ist nicht nötig. Die Rechnungsdatei muss digital und revisionssicher archiviert werden. Als Übermittlungswege eignen sich zum Beispiel die klassische E-Mail, aber auch der Transfer über eine gemeinsam genutzte Schnittstelle. Bei Verweigerung der Annahme einer E-Rechnung besteht kein Anrecht des Empfängers auf eine alternative Ausstellung.
Bisher war es beim Versand von Rechnungen neben der klassischen Papierrechnung möglich, sofern der Rechnungsempfänger zustimmte, Rechnungen auch als PDF via Mail zu verschicken. Wenn ab dem 01.01.2025 Rechnungen an andere Unternehmer gestellt werden (B2B Business to Business) sind Unternehmen verpflichtet, die Rechnungen als E-Rechnungen zu versenden. Dabei gibt es jedoch zunächst Ausnahmen und Übergangsregelungen (siehe unten). Betroffen von der Pflicht zur E-Rechnung sind alle steuerbaren und steuerpflichtigen Lieferungen oder Leistungen im inländischen B2B Bereich. Das bedeutet auch, dass, wenn einer der beiden Unternehmer nicht im Inland ansässig ist, keine E-Rechnung versendet werden muss, sondern weiterhin andere Formate verwendet werden können.
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € inkl. Umsatzsteuer, Fahrscheine und steuerfreie Umsätze i. S. d. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Diese können auch weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Die Regeln der E-Rechnung gelten auch für:
- Gutschriften
- Rechnungen von Kleinunternehmern
- Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG)
- die Durchschnittssatzbesteuerung für Land- und Forstwirte
- Reiseleistungen
- Umsätze, bei denen die Regelungen der Differenzbesteuerung angewendet werden
- Nur ein Teil der abgerechneten Leistung der E-Rechnungspflicht unterliegt
Für die Erstellung von E-Rechnungen ist folgender Zeitraum geplant:
Ab 01.01.2025: Unternehmen können E-Rechnungen versenden, dürfen aber auch weiterhin (für zwei Jahre) Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, z.B. PDF via Mail verschicken. Dies gilt jedoch nur, wenn der Empfänger zustimmt. Das PDF Format gilt nicht als E-Rechnung (siehe unten). Es ist nun nicht mehr die Zustimmung für den Versand elektronischer Rechnungen von Nöten.
Ab 01.01.2027: Ab 2027 sind Umsatzgrenzen zu beachten. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € müssen im B2B Bereich E-Rechnungen versenden. Wurde die Umsatzgrenze nicht überschritten, dürfen auch weiterhin Rechnungen in sonstigen Formaten verschickt werden.
Ab 01.01.2028: Ab 2028 ist die Erstellung und Versendung der elektronischen Rechnung für alle Unternehmer verpflichtend.
Wie oben bereits erwähnt, gilt das PDF Format nicht als ein Format der E-Rechnung, sondern fällt wie die Papierrechnung unter den Punkt der sonstigen Rechnungen. Als E-Rechnungsformate gelten zum Beispiel die XRechnung, bei dem die Rechnung als strukturiertes Datenformat (XML) übermittelt wird, welches sich direkt und ohne Umbrüche oder Umformatierungen einspielen lässt, oder das ZUGfERD-Format (ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) welches neben der XML-Datei auch eine PDF Version beinhaltet, welche sich ohne gesondertes Einspielen klassisch am Bildschirm einsehen lässt. Zu beachten ist dabei nur, dass es sich um ein Rechnungsformat handeln muss, welches mit der EU Richtlinie 2014/55/EU übereinstimmt. So ist z.B. auch die Nutzung des französischen Formates Factur-X möglich und Richtlinienkonform. Wichtig ist, dass weiterhin alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sind.
Bei Dauerschuldverhältnissen, wie z.B. Mietverhältnissen, kann der Vertrag als Rechnung angesehen werden. Bei der E-Rechnung ist hierbei der Vertrag an die Rechnung für den ersten Zeitraum anzuhängen, oder das Rechnungsdokument so zu stellen, dass ersichtlich ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Weitere Rechnungen müssen in den Fällen erst wieder geschrieben werden, wenn sich relevante Angaben ändern.
Wichtig: Stellen Sie daher sicher, dass Sie in der Lage sind, ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen zu empfangen. Wie oben beschrieben geht dies auch über das normale E-Mail-Postfach. Prüfen Sie bitte auch, ob Ihr eigenes Buchführungs- oder Rechnungsschreibungsprogramm in der Lage ist, E-Rechnungen zu verarbeiten oder zu erstellen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist unter Umständen eine höhere Version des Programmes oder ein anderes Programm nötig. Die Vorschrift Rechnungen zwingend zu empfangen oder zu versenden tritt zwar erst ab 2027 bzw. 2028 in Kraft, jedoch werden gerade größere Unternehmen oder Unternehmen in kommunaler Hand auf dem Empfang oder dem Ausstellen einer E-Rechnung bestehen.